Organizujesz event plenerowy? Zobacz, o jakie elementy musisz zadbać

Organizujesz event plenerowy? Zobacz, o jakie elementy musisz zadbać
Preparing the stage for a concert in the open air. | WHITEPRESS

Lokalny festyn, piknik rodzinny dla pracowników firmy, konkurs młodych talentów, powitanie wiosny – powodów do zorganizowania eventu plenerowego jest wiele. Każdy z nich jest szansą na zintegrowanie dużej grupy osób, a przede wszystkim – zapewnia świetną zabawę. Aby jednak wydarzenie było sukcesem, warto zadbać o kilka detali technicznych. Jakich? Oto nasze wskazówki.

Na event plenerowy warto spojrzeć także od strony praktycznej, przyglądając się aspektom prawnym oraz technicznym. To o nie musisz zadbać – oprócz oprawy artystycznej – jeśli chcesz, aby uczestnicy wydarzenia byli bezpieczni i czerpali pełnymi garściami z rozrywek.

Czy trzeba mieć pozwolenie na organizację imprezy plenerowej?

To zależy od kilku czynników. Po pierwsze od tego, gdzie chcesz zorganizować event – na należącym do Ciebie terenie, a może w przestrzeni publicznej? Jeśli jest to np. osiedlowy skwer, plac zabaw czy boisko szkolne – na pewno musisz wystąpić do jego zarządcy o pozwolenie na organizację imprezy w tym miejscu. Jeżeli to np. teren Twojej firmy, ten krok możesz pominąć.

Druga kwestia to ustalenie, czy impreza będzie miała charakter masowy. Co to oznacza? W przypadku imprez artystyczno-rozrywkowych oraz sportowych odbywających się w plenerze – to event, w którym przewidziano udział co najmniej 1000 uczestników. Pamiętaj, że chodzi o szacowaną liczbę uczestników – ustala się ją na podstawie udostępnianej im przestrzeni (licząc ok. 0,5 m2 na każdą osobę).

Jeśli Twój event będzie miał charakter masowy, pamiętaj, że należy wystąpić o zgodę na jego organizację do właściwego urzędu miasta lub gminy. Konieczne będzie też przygotowanie regulaminu imprezy oraz zapewnienie służby porządkowej.

Jak urządzić scenę?

Sercem każdego eventu plenerowego, bez względu na jego charakter, jest oczywiście scena. To tutaj odbywają się wszystkie najważniejsze wydarzenia. Jak ją stworzyć? Powinna być bezpieczna, wygodna i dostosowana do specyfiki eventu, a przy okazji łatwa do złożenia i przetransportowania. W tej roli sprawdzi się np. podest sceniczny BSC System – można go kupić lub wynająć jednorazowo.

Poza podestem ważne jest również odpowiednie nagłośnienie sceny. Na małej imprezie przyda się co najmniej kilka mikrofonów, odpowiednia liczba głośników oraz wzmacniaczy. Jego stworzenie, zwłaszcza w przypadku większych eventów, warto powierzyć również specjalistom. Koszt wynajęcia systemu nagłośnienia na jeden dzień nie będzie nadmiernie wysoki.

Zastanów się również, czy potrzebne będą duże ekrany, na których osoby stojące dalej od sceny będą mogły śledzić przebieg wydarzeń – wszystko zależy od skali przedsięwzięcia, które realizujesz.

Zaplecze higieniczne i gastronomiczne

Zaplecze higieniczne, a więc dostęp do toalety dla uczestników to konieczność. W plenerze najlepiej sprawdzą się przenośne kabiny WC, często określane jako toi-toi. Ich liczbę uzależnij od liczby uczestników.

Zastanów się również nad zapleczem gastronomicznym. Na event możesz wynająć np. foodtrucka lub zorganizować dużego grilla – we współpracy z firmą cateringową lub samodzielnie. Wówczas możesz wynająć profesjonalny sprzęt gastronomiczny umożliwiający gotowanie w plenerze.

Choć urządzenie eventu plenerowego to spore wyzwanie – warto je podjąć. Taka impreza zintegruje społeczność lokalną i pozostawi po sobie niezapomniane wrażenia.

 

Artykuł partnerski

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o