Dokumenty księgowe to szeroka kategoria. Składają się na nią księgi rachunkowe, dokumenty zakupu i sprzedaży, a nawet dokumentacja podatkowa. Co do zasady przechowujemy je 5 lat – w tym czasie organy podatkowe i nadzorujące mogą wezwać do kontroli. Co warto wiedzieć o bezpiecznej archiwizacji dokumentów księgowych?
Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?
Dokumenty księgowe i podatkowe na ogół przechowujemy 5 lat. Niemniej jednak w pewnych przypadkach muszą być archiwizowane dłużej, na przykład, jeśli wobec podmiotu gospodarczego toczy się postępowanie wyjaśniające. Dokumentacji nie należy niszczyć przed upływem terminu wymagalności. Praktyka organów podatkowych jest dobrze znana – bardzo często wszczynają one kontrolę na krótko przed jego zakończenie. Braki w dokumentacji mogą skutkować nałożeniem na firmę kary finansowej.
Co warto wiedzieć o przechowywaniu dokumentów księgowych?
Dokumentacja w dziale księgowym dotyczy konkretnego roku rozliczeniowego. Najczęściej jest on tożsamy z rokiem kalendarzowym, choć ustawa o rachunkowości dopuszcza ustalenie innych ram czasowych. Po zakończeniu roku obrotowego jednostki mają obowiązki raportowe, po których spełnieniu dokumenty mogą trafić do archiwum. Bieżące przechowywanie dokumentów księgowych najczęściej ma formę elektroniczną, co jest dopuszczalne prawnie. Jednocześnie niektóre akta wciąż prowadzone są w formie papierowej i wymagają tym samym przechowywania w teczkach lub segregatorach. W rzeczywistości jest to złożony problem, o którym więcej dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/. Czytając, od razu poznasz rozwiązania, jakie warto wdrożyć w swojej firmie.
Przechowywanie dokumentów księgowych a regulacje prawne
Przepisy nakazują przechowywanie dokumentów działu księgowości w taki sposób, aby chronić je przed:
- zniszczeniem,
- uszkodzeniem,
- niedozwolonymi zmianami,
- nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
Tego typu dokumentacja zawiera dane, których wyciek mógłby narazić firmę na straty wizerunkowe czy nawet złamanie tajemnicy handlowej. W tym kontekście na szczególną uwagę zasługuje dokumentacja elektroniczna, która narażona jest na ataki hakerskie. O tym jak archiwizować dane finansowe, dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-ksiegowe/. W ostatnich latach dużą popularnością cieszy się archiwizacja w chmurze. Zastępuje ona tradycyjne dyski twarde, ale wymaga dopracowania pewnych szczegółów dotyczących bezpieczeństwa. Wybór konkretnego rozwiązania warto omówić ze specjalistami, którzy doskonale znają się na archiwizacji.
Oferta firmy Rhenus Office Systems Poland dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/. Natomiast w kontekście archiwalnej dokumentacji papierowej możesz zdecydować się na digitalizację. Jest to rozwiązanie, dzięki któremu zaoszczędzisz zasoby i zyskasz szybszy dostęp do danych. Digitalizacja jest zgodna z obowiązującymi przepisami, jednak wymaga wdrożenia pewnych zasad od strony bezpieczeństwa.
Artykuł sponsorowany / reklama
