Cyfrowe archiwum to odpowiedź na konkretne wyzwania operacyjne, prawne i kosztowe, z którymi mierzą się firmy. Elektroniczne archiwum jest rozwiązaniem, po które sięga coraz więcej przedsiębiorców. Sprawdź, dlaczego właśnie takim rozwiązaniem warto zastąpić papierowe segregatory. Dowiedz się, dlaczego dzięki niemu Twoja firma będzie działać sprawniej, szybciej i przede wszystkim bezpieczniej.
Na czym polega cyfrowe przechowywanie dokumentów w firmie?
Cyfrowe archiwum oparte jest o system gromadzenia, przetwarzania, a także udostępniania dokumentów w formie elektronicznej. Pozwala on na bezpieczne przechowywanie akt oraz szybki dostęp do nich tylko dla uprawnionych osób.
Sam proces tworzenia cyfrowego archiwum rozpoczyna się od audytu. Dzięki niemu można określić, które dokumenty powinny zostać przekazane do digitalizacji, a które do profesjonalnego zniszczenia.
Proces ten jest złożony, jednak nie trzeba zajmować się nim osobiście. Zewnętrzni specjaliści pomogą w zaplanowaniu metodologii pracy archiwum dokumentów elektronicznych tak, aby obieg dokumentacji był przyspieszony, ale nadal bezpieczny.
Warto wiedzieć, że korzystanie z cyfrowego archiwum może wiązać się z integracją z systemami użytkownika i poprzedzone jest brakowaniem, digitalizacją oraz archiwizacją akt, a czasem także brakowaniem dokumentów. Przykładowo usługa https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/ uwzględnia porządkowanie dokumentów, w tym kwalifikację do kategorii A (materiały archiwalne) lub B (dokumenty niearchiwalne).
Brakowanie dokumentów
Zanim Twoja firma zacznie korzystać z cyfrowych dokumentów, powinna zadbać o uporządkowanie ich papierowych wersji. Na tym etapie ważne jest brakowanie. Działanie to polega na wyselekcjonowaniu oraz trwałym usunięciu dokumentacji, która utraciła swoją wartość użytkową lub archiwalną. Tym samym zgodnie z obowiązującymi przepisami nie musi być dalej przechowywana. Usługa https://www.ekoakta.pl/uslugi/brakowanie-dokumentow/ uwzględnia utylizację dokumentów, co odbywa się według standardów międzynarodowej normy ISO 21964.
Firma Ekoakta opracowała też autorski system bezpiecznych pojemników. Dzięki rozwiązaniom opisanym na https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/ proces jest w pełni kontrolowany, monitorowany i bezpieczny. Klient ma pewność, że dane poufne zostały dobrze zabezpieczone na każdym etapie niszczenia i utylizacji.
Digitalizacja dokumentów
Ważną częścią przeniesienia dokumentów do cyfrowego archiwum jest dygitalizacja, o której więcej przeczytasz na https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-dokumentow/. Obejmuje masowe skanowanie dokumentów papierowych, w tym wielkoformatowych i technicznych. Ponadto skorzystać możesz z kompleksowej usługi https://www.ekoakta.pl/uslugi/digitalizacja-archiwow/, dzięki której cały proces odbywa się w wygodny dla przedsiębiorstwa sposób. Digitalizacja kończy się umieszczeniem plików w elektronicznym archiwum, zgodnie z ustaloną kategoryzacją.
Jakie korzyści daje elektroniczne archiwum dokumentów
Dostęp do zasobów cyfrowego archiwum możliwy jest przez intuicyjny interfejs online z szyfrowanym połączeniem. Takie rozwiązanie zapewnia zarówno bezpieczeństwo danych w zgodzie z RODO, jak i wygodę dla użytkowników. Kontrola dostępu uniemożliwia nieautoryzowane wykorzystanie plików, a w połączeniu z elektronicznym obiegiem dokumentów, liczyć można na sprawniejsze zarządzanie informacjami. Wpływa to na efektywność pracy różnych działów w firmie.
Warto dodać, że elektroniczne archiwum to nie tylko przechowywanie dokumentów. Cyfrowe wersje można modyfikować. Nowoczesny system pozwala usuwać puste strony, porządkować akta wedle dat czy nazw, dzielić je lub scalać, a nawet poprawiać jakość skanów w różnych formatach, takich jak PDF, TIFF czy JPG. Szybsze jest również usuwanie danych bez ryzyka ich wycieku.
Cyfrowe przechowywanie dokumentów w firmie a korzyści finansowe
Cyfrowe archiwum pozwala na obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej. Nie trzeba płacić za utrzymanie powierzchni archiwalnej, zakup materiałów biurowych czy obsługę dokumentów. Błyskawiczny obieg akt w środowisku cyfrowym skraca też czas pracy pracowników, a to przekłada się na wyraźną redukcję kosztów operacyjnych.
Przenieś swoje dokumenty do archiwum cyfrowego i zmniejsz koszty przechowywania akt nawet o 30%.
Artykuł sponsorowany / reklama
