Strona główna

Jak zarządzać dokumentacją firmy, aby było to zgodne z RODO?

Przez

24 lutego 2026

Przepisy RODO narzucają obowiązek tworzenia w firmach polityki ochrony danych. Oznacza to, że zarządzanie dokumentacją, w tym jej niszczenie, wymaga stosowania licznych procedur. Nie jest to łatwe w przypadku mniejszych firm, a prawdziwe wyzwanie pojawia się przy prowadzeniu dużych archiwów. Na szczęście z pomocą przychodzą eksperci Destroy, którzy nie tylko oferują archiwizację i digitalizację akt, ale również chętnie dzielą się swoją wiedzą. Sprawdź zatem, jak zarządzać dokumentacją firmy, aby było to zgodne z RODO.

Zarządzanie dokumentacją firmy a audyt danych

Bezpieczne zarządzanie dokumentacją firmy w zgodzie z RODO nie jest możliwe bez audytu danych, który pozwala wskazać, które dokumenty zawierają informacje poufne. Dzięki niemu będziesz wiedzieć, jakie akta, faktury czy umowy są niezbędne do realizacji określonych zadań.

Pamiętaj również o ograniczeniach przechowywania. Gdy dokumenty nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, należy je bezpiecznie zniszczyć, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi. Dotyczy to nie tylko akt papierowych, ale także cyfrowych nośników informacji. Ich utylizacja w ramach usługi https://www.destroy.pl/niszczenie-nosnikow-danych/ uwzględnia bezpieczny odbiór i monitorowany transport. Firma Destroy niszczy dane z dysków SSD, HDD, CD, DVD i taśm backup.

Audyt danych ułatwia też archiwizację akt, czyli ich kwalifikację, porządkowanie, oznaczanie, a także brakowanie. Ważne jest niszczenie dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B) oraz nadanie terminu przechowywania dla dokumentów, które należy przechowywać przez określony czas wedle przepisów. Jeśli chcesz przeprowadzić archiwizację akt szybko, bezpiecznie i w atrakcyjnej cenie, oferta https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/ będzie dla Twojej firmy idealna.

Jak zarządzać dostępem do dokumentacji w firmie?

Audyt danych i archiwizacja akt, są ważne, ale nie możesz zapomnieć również o przemyślanym zarządzaniu dostępem do dokumentacji firmowej. Przede wszystkim ważne jest konsekwentne stosowanie ustalonych zasad bezpieczeństwa, które muszą być jasno sformułowane i co ważne, spisane. W tym pomagają eksperci Destroy.

Dostęp do akt, zarówno tych papierowych, jak i elektronicznych, powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, zgodnie z zakresem ich obowiązków. Dokumenty w formie fizycznej należy przechowywać w zamykanych szafach lub pomieszczeniach o ograniczonym dostępie, natomiast dane cyfrowe trzeba zabezpieczać poprzez szyfrowanie, stosowanie silnych haseł oraz tworzenie kopii zapasowych. Dobrym rozwiązaniem jest także digitalizacja obiegu dokumentów z firmą Destroy, która ułatwia kontrolę nad dostępami. Dzięki niej z łatwością będziesz zarządzać całym cyklem życia danych osobowych w firmie.

Przekształcanie papierowych dokumentów w ich cyfrowe odpowiedniki wiąże się często z niszczeniem ich fizycznej formy. Poważnym błędem jest wtedy ignorowanie standardów ochrony danych osobowych, o czym przeczytasz więcej we wpisie: https://www.destroy.pl/baza-wiedzy/audyt-zgodnosci-z-rodo-co-audytorzy-sprawdzaja-w-zakresie-niszczenia-dokumentow/. Specjaliści Destroy tłumaczą, co audytorzy RODO sprawdzają w zakresie niszczenia dokumentów.

Zarządzanie dokumentacją firmy: samodzielnie czy z pomocą Destroy?

Archiwizacja akt oraz zarządzanie dostępem do dokumentacji to proces ciągły. Jego samodzielne prowadzenie wymaga odpowiedniego sprzętu, przeszkolenia pracowników, wdrożenia zabezpieczeń oraz zapewnienia bezpiecznej przestrzeni. Koszty zależą od wielu czynników, m.in. od wielkości archiwum i rodzaju przechowywanych dokumentów. Można je jednak skutecznie obniżyć, korzystając z usług Destroy. Warto nie tylko zlecać niszczenie akt, ale także podjąć współpracę w zakresie archiwizacji i digitalizacji. W wielu przypadkach opłacalnym rozwiązaniem jest przeniesienie dokumentów do archiwum zewnętrznego.

Niszczenie akt jako element strategii zarządzania dokumentacją

Zarządzanie dokumentacją zawsze wiąże się z utylizacją niepotrzebnych akt, a im większa firma, tym więcej materiałów trzeba przekazywać do profesjonalnego zniszczenia. Stałą współpracę z Destroy warto wpisać w wewnętrzną politykę ochrony danych, bo usługa https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/ to gwarancja obiegu dokumentów w zgodzie z RODO.

Zarządzanie dokumentami zgodnie z RODO może być proste. Współpracuj z firmą Destroy, która zapewnia archiwizację i digitalizację akt, a także niszczenie dokumentów.